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-Debe establecerse un control adecuado de la entrega y
 utilizaci6n de los bonos de combustibles.
10.5.2 EFECTIVO EN BANCO.
-Deben conciliarse las operaciones de las cuentas con-
 tables de 'efectivo en banco, diariamente contra los
 estados de cuenta remitidos por la agencia bancaria,
 dejando evidencia de dicha conciliaci6n, al final de
 cada mes.
-Las personas encargadas de emitir y firmar los cheques,
 no deben ser las mismas que se encarguen de la con-
 ciliaci6n del efectivo -'_;-lado en banco.
-Deben conciliarse las operaciones de todas las cuentas
 bancarias.
-Los cajeros no deben tener en su poder las chequeras
 en blanco.
10.5.3 INVENTARIOS.
-Deben almacenarse en lugares seguros, y adecuados a
 los requerimientos de comunicaci6n y compatibilidad
 del product.
--Las existencias fisicas deben controlarse en el almacen,
 mediante tarjetas de estiba, operadas por cada pro-
 ducto, colocadas junto a los mismos o en lugares cer-
 canos, cuando se trate de almacenamiento a la intem-
 perie, o existencias con grasas, humedad, etc. Las
 anotaciones en estos models, se efectuaran inmediata-
 mente despues de cada movimiento de entrada o sa-
 lida de products, en: informes de recepci6n, transfe-
 rencias entire almacenes, vales de entrega o devoluci6n,
 etcetera.
-En todos los models de movimientos de inventarios
 debe reflejarse, por el personal del almacen, las exis-
 tencias despues de cada operaci6n, er coda product,
 conciliandose 6stas, con las de los submayores contables.
-La recepcion de los products en el almacen debe
 efectuarse por persona distinta a la que reciba la fac-
 tura o conduce del proveedor (recepci6n a ciegas).
-Los products o mercancias recibidas o remitidas en
 consignaci6n o en dep6sito, se controlaran por el remi-
 tente y el receptor mediante submayores de inventario
 de cada product o mercancia.
-Deben efectuarse conteos fisicos, peri6dicos y sistema-
 ticos del 10 % de los products almacenados y cotejar
 los resultados con los de los submayores contables por
 cada product. Los faltantes y sobrantes deben expe-
 dientarse y registrarse inmediatamente y siempre que
 sea possible, recuperar los imports perdidos.
 -Cuando el sistema de registro y control de los inven-
 tarios, no est6 ihtegrado computacionalmente con el
 contable, debe efectuarse diariamente, el cuadre en
 valores, entire los datos de los movimientos reportados
 por el almacen, y los registrados por contabilidad.
 -Los custodios de las existencias almacenadas deben
 firmar actas de responsabilidad material, que garanti-
 cen su control y recuperaci6n ante faltantes o deterio-
 ros por negligencia.
 -El almac6n debe contar con la relaci6n de cargos y
 nombres de las personas autorizadas a entrar en el
 mismo y de los nombres y firms, de los funcionarios
 autorizados a solictar products u ordenar ventas y,
 despachos a terceros.
 -Todo document elaborado por movimientos de exis-


 tencias, debe estar firmado por la persona que entrega
 y por la que recibe.
-Los submayores de inventario no pueden operarse por
 personal del almac6n, ni estos, tener acceso a los mis-
 mos.
-Deben controlarse las existencias de tiles y herrra-
 mientas en uso, mediante pafioles o controls indivi-
 duales de su custodia, y comprobarse su existenoia
 mensualmente, de forma sorpresiva.
10.5.4 ACTIVOS FIJOS TANGIBLES.
-En cada area se controlarin los activos fijos tangibles
 ubicados en la misma, mediante un modelo de control
 de estos bienes, en que conste la identificaci6n,' des-
 cripcion y valor de cada active.
-Los custodios de los activos fijos firmarAn un acta de
 responsabilidad, que garantice su control y recupera-
 ci6n ante faltantes o deterioros por negligencia.
-Estos activos se depreciarAn mensual y sistemitica-
 mente. No obstante, los equipos tecnicos especiales, los
 muebles y equipos de oficina, pueden depreciarse op-
 tativamente, cada mes o al darse de baja el active.
-Toda alta. baja, venta, traslado interno o remisi6n a
 reparaci6n de un active fijo, debe ampararse mediante
 el model de movimiento correspondiente, donde cons-
 te la iima del receptor y del que entregue el bien.
10.5.5 NOMINAS.
-Las n6minas deben elaborarse, aprobarse y pagarse
 por personas distintas.
-Todo pago de salaries, vacaciones o subsidies debe jus-
 tificarse, mediante la firma del trabajador que efectte
 el cobro o por la persona en quien delegue la acci6n
 de cobro, mediante document escrito al efecto.
-Los salaries no reclamados e indebidos, deben constar
 en las n6minas, en el espacio "recibido", con el nmmero
 y fecha dei reintegro bancario.
-Los salaries no reclamados, caducan a los seis.meses
 de la fecha de la n6mina, por la que se originaron,
 debiendo a partir de esta fecha, aportarse al presu-
 .puesto.
10.5.6 FACTURACION Y COBROS.
-Deben separarse las funciones de venta o entrega de
 products y mercancias, de las de facturaci6n y cobros.
-Las facturas en blanco deben controlarse por el area
 econ6mica, no debiendo estar en poder de la persona
 que efectue la facturaci6n.
-Las facturas deben estar prenumeradas, siendo precise
 al cancelarse, entregarse el original y todas las copias
 Sal- rea econ6mica.
-Las cuentas por cobrar deben controlarse por subma-
 yores habilitados por clients y en cada uno, por cada
 factura, y cada cobro efectuado.
 -Deben analizarse por ranges de edades, las cuentas
 por cobrar, para tener conocimiento por la direcci6n,
 de las envejecidas y tomar las acciones de cobro per-
 tinentes.
 10.5.7 CUENTAS POR PAGAR Y PAGOS.
 -Deben segregarse las funciones de recepci6n de pro-
 ductos o mercancias, de las de autorizaci6n de pagos
 y emisi6n de cheques.
 -Deben archivprse, en expedientes de pago por cada
 proveedor, los doeumentos relatives a cada operaci6n:
 el original de la factura (que debe cancelarse, con el


iGACETA OFFICIALS,


14 de septienibre de, 1999