219 4. Legajos de mapas con ndice y referencia la comu nicacin proyecto correspondiente. 5. Legajos de circulares. 6. Legajos de material. 7. Libros y legajos que comprendan las distintas cuentas de fondos y material, y los informes de operaciones, correspon dientes cada Secretara. 8. Un ndice para cada libro y archivo. Rigurosamente no ¡se ajustan los procedimientos en las Secreta ras del Despacho, a lo que en este artculo se dispone, siendo ml tiples las causas que lo impiden. El sistema de ndice de targetas no es conocido y se sustituye por el Indice, en libro, del Archivo. El Registro General de Entradas y Salidas, que tambin dispuso el artculo 1? del R. Decreto del Procedimiento Administrativo de 23 de Septiembre de 1888, se lleva en todos los Departamentos. Art. 168.Los membretes en papel timbrado para las ofi cinas de distrito independientes, contendrn solamente la designacin de la oficina, la direccin postal y la fecha en blan co. No se imprimirn los nombres de funcionarios otras per sonas en los membretes usados en ningn ramo del servicio. Art. 169.Por regla general, los funcionarios obtendrn to dos los libros y modelos en blanco, etc., por medio de pedido di rigido ai Secretario del ramo. Art. 170.Las cartas oficiales de un empleado uno de sus superiores, debern remitirse por conductos oficiales, es decir, por el de su superior inmediato, y as sucesivamente. Los su periores transmitirn oportunamente, en cada caso, las expre sadas comunicaciones, sin demora; pero podrn acompaarlas de las observaciones que consideren pertinentes. Si un emplea do inferior tuviere alguna razn para creer que su carta no ha sido remitida, podr enviar una copia directamente, con expli cacin del motivo que ha tenido para ello. El orden de gerarquas, de que hablamos en el artculo 158, lo re conoce el presente articule, siendo de extraar que ambos parezcan con tradecirse, si al espritu y doctrina de la Ley nos atenemos, ya que esta nos ha querido romper con lo que es indispensable a todo orga nismo, este es, la unidad del mismo y la ¡subordinacin, indispensables a todo procedimiento. Art. 171.Una comunicacin oficial debe referirse un asunto solamente. Las cartas de remisin se emplearn solamen te cuando fuere necesario, y cuando se empleen deben referirse solamente al asunto de que se trate; no siendo necesarias para nminas, estados informes peridicos. A los telegramas les se guirn copias oficiales por el primer correo. Frecuentemente no se cumple lo dispuesto en este artculo, por la cual llamamos la atencin de los empleados y funcionarios acerca de la necesidad que existe de dar cumplida satisfaccin a lo ordenado, de modo que en un escrito no se traten dos ornas asuntos distintos, ann cuando tengan relacin entre s¡, porque, de otro modo, las tramita ciones sufriran demoras indebidas, y aun se dara lugar a omisiones que perjudiquen a la Administracin o a los particulares.